תיאום תורים בטלפון
מענה, בדיקת יומן, הצעת שעה, שעה לא מתאימה, הצעה נוספת. ובינתיים שני מטופלים ממתינים בקבלה.
בקליניקה החלון הפנוי הוא ההפסד. הבוט מתאם תורים מול היומן שלכם, מזכיר יום לפני, ואם מישהו מבטל הוא מציע את החלון לרשימת ההמתנה בלי שתדעו על זה.
ושלושתם לא דורשים אדם.
מענה, בדיקת יומן, הצעת שעה, שעה לא מתאימה, הצעה נוספת. ובינתיים שני מטופלים ממתינים בקבלה.
מטופל ששכח הוא חלון ריק שאי אפשר למלא ברגע. בלי תזכורת, זה קורה שוב ושוב לאותם אנשים.
הכנה לטיפול, מסמכים, צום, טופס הצהרת בריאות. אותה תשובה בדיוק, עשרים פעם בשבוע.
רוב האנשים פנויים לתאם תור בערב, בדיוק כשהקליניקה סגורה. הפנייה נשארת תלויה עד הבוקר, ולפעמים הולכת למקום אחר.
הזרימה שמגיעה בתבנית, מותאמת לסוגי הטיפולים ולמשכים שלכם.
המטופל בוחר מתפריט את סוג הטיפול. לכל סוג משך משלו, כך שהיומן לא מתמלא לא נכון.
הבוט קורא את היומן בזמן אמת, מציג רק חלונות שבאמת פנויים אצל המטפל הנכון, ותופס את מה שנבחר.
24 שעות לפני, הודעה עם כפתורי ״מגיע״ ו״צריך לדחות״. מי שדוחה משחרר את החלון מיד.
חלון שהתפנה מוצע אוטומטית לרשימת ההמתנה, לפי סדר. הראשון שמאשר תופס אותו.
כולל הדברים שקליניקה חייבת ובוט גנרי לא חושב עליהם.
התבנית הענפית יושבת על אותה מערכת. כל מה שכתוב בעמוד המערכת נכנס איתה.
יש תבנית מוכנה גם לאלה. וגם אם התחום שלכם לא ברשימה, בונים אותה יחד.
השיחות יושבות במערכת שלכם ולא נשלחות לשום מקום אחר. הבוט לא מבקש מידע רפואי בשיחה הפתוחה, אלא שולח קישור לטופס. חשוב לומר: וואטסאפ עצמו הוא לא ערוץ מוגן לרשומה רפואית, ואנחנו בונים את התסריט כך שמידע רגיש לא נכתב בו. את ההתאמה לדרישות הרגולציה בתחום שלכם כדאי לבדוק מול היועץ המשפטי שלכם.
תזכורת עם אישור בלחיצה מקטינה אי-הגעה בכל קליניקה שראינו, כי היא הופכת את הביטול לקל. מטופל שדוחה יומיים מראש הוא לא הפסד, הוא חלון שהספקתם למלא. אנחנו לא מבטיחים מספר, כי הוא תלוי בקהל שלכם.
זה בדיוק המקרה שהמערכת בנויה אליו. יומן לכל מטפל, שיוך אוטומטי לפי סוג הטיפול שנבחר, וכל הצוות עונה מאותה תיבה בלי לראות אחד את השיחות של השני אם לא רוצים.
מגדירים מילות מפתח שמעבירות את השיחה לנציג מיד ומסמנות אותה כדחופה בתיבה. בנוסף, אפשר להגדיר הודעה שמפנה למוקד או למיון מחוץ לשעות הפעילות.
שיחה של 30 דקות בלי עלות. נעבור על היומן, על סוגי הטיפולים ועל מה שגוזל לכם הכי הרבה זמן.